¿Qué es lo que hace que un ATS sea bueno? Las 5 funciones que debes tener en cuenta

El ATS debe ofrecerte lo siguiente:

1. Entorno de solicitud optimizado

2. Mantenimiento del contacto con los candidatos

3. Información basada en datos

4. Capacidad de colaboración

5. Integración

1. Entorno de solicitud optimizado

Gracias a nuestra investigación sobre la experiencia de los candidatos, hemos identificado frustraciones comunes en la búsqueda de empleo. Una de ellas es el hecho de que se les redirija a diferentes entornos y tengan que volver a escribir la información personal. Esto hace que los usuarios pierdan tiempo y sientan que la plataforma no está adaptada a sus necesidades. Si la experiencia es sencilla, se reducen las posibilidades de que un candidato desista de continuar con el proceso de solicitud. Por ello, el ATS debe permitir que los candidatos envíen de inmediato sus solicitudes en el mismo sitio web donde encontraron la oferta de trabajo. Poder enviar una solicitud con la menor cantidad posible de clics mejora en gran medida la experiencia del candidato.

2. Mantenimiento del contacto con los candidatos

Algunos candidatos que no cumplen los requisitos para ocupar el puesto actual podrían ser aptos para cubrir futuras vacantes, y no te conviene perderlos si ya invertiste en ellos. Sin embargo, puede llevar mucho tiempo conservar activas las redes de talentos y mantener el contacto con los antiguos candidatos. Es ahí donde entra en juego un buen ATS, ya que puede ayudarte a interactuar con los candidatos no solo durante el proceso de reclutamiento, sino también después.

Debes elegir un ATS que vaya más allá de realizar un seguimiento de las solicitudes e informar a los candidatos sobre el estado de su solicitud. También debe notificar a los antiguos candidatos por correo electrónico o mensajes de texto sobre las vacantes compatibles con su perfil que surjan posteriormente. Esto permitirá que «se sientan valorados y tengan una opinión más positiva de la organización, por lo que es más probable que se interesen en las futuras vacantes y el proceso de reclutamiento», explica Megan Hope, gestora de socios en CIPHR, proveedores de software de reclutamiento y recursos humanos.

3. Información basada en datos

Hoy día, entender los datos es un aspecto fundamental del trabajo de un reclutador. Los informes de datos ayudan a los reclutadores a controlar el rendimiento, reflexionar sobre las estrategias pasadas, justificar las asignaciones presupuestarias y optimizar las futuras campañas de reclutamiento. Por lo tanto, el ATS debe poder ofrecer datos útiles en tiempo real. Debe elaborar diferentes tipos de informes y permitirte exportarlos a Excel, Word y PDF, en todas y «cada una de las etapas del proceso de surgimiento de vacantes y campañas», afirma Megan Hope. Para gestionar todos los aspectos del proceso de reclutamiento, incluido el análisis de las fuentes y el control de la diversidad, es necesario medirlos, por lo que «la creación de informes sólidos es el verdadero secreto para lograr una contratación más eficaz», añade Megan Hope.

También conviene que todos estos datos se presenten sin problemas y se pueda acceder a ellos «rápidamente mediante paneles de control con información clara para los reclutadores», comenta Giles Heckstall-Smith, director de Desarrollo Estratégico en Jobtrain.

4. Capacidad de colaboración  

Según el departamento y la ubicación del puesto que intentes cubrir, tal vez quieras que varios colegas participen en el proceso de reclutamiento. Por ello, es importante que el ATS te permita crear equipos que colaboren. Cuando varias personas pueden iniciar sesión en un entorno de reclutamiento y ayudar a gestionar el proceso de recepción de solicitudes y selección de candidatos, este se vuelve más eficaz, resistente y produce mejores resultados. Incluso cuando los miembros del equipo están de vacaciones o de baja por enfermedad, los candidatos pueden continuar con las diferentes etapas.

Un buen ATS también brinda opciones de «acceso personalizado» para cada participante, afirma Heckstall-Smith. «Ofrece control sobre la información y las funcionalidades a las que pueden acceder los distintos usuarios y, mejor aún, en el dispositivo de su preferencia (por ejemplo, teléfono, computadora o tableta)», añade Heckstall-Smith.

Además, todos los miembros del equipo que tengan acceso pueden «realizar un seguimiento del estado de una solicitud y ofrecer su opinión sobre las habilidades, la experiencia y la idoneidad de los candidatos para un puesto», comenta Megan Hope. La colaboración de los equipos para encontrar a los candidatos más calificados durante el proceso «produce mejores decisiones porque varias personas revisan las solicitudes».

5. Integración 

El ATS que elijas para trabajar debe integrarse con otros programas de reclutamiento, plataformas complementarias y aplicaciones externas para agilizar, automatizar y acelerar el proceso de reclutamiento.

La integración con los principales proveedores de servicios, como la verificación de antecedentes, te permitirá ahorrar muchas horas en este tipo de tareas administrativas complejas. Además, la integración con una red sólida de canales de distribución, como los portales de empleo líderes y especializados, ayudará a los equipos de reclutamiento a llegar a «un público más amplio y diverso de posibles candidatos», un aspecto fundamental en el mercado actual, indica Heckstall-Smith. Utilizar un ATS que esté conectado al mundo del reclutamiento te permitirá elegir los lugares donde aparecerán tus ofertas de trabajo, y tendrá un gran impacto en la cantidad y calidad de las solicitudes que recibirás.

¿Cómo elegir un ATS?

Para elegir el ATS adecuado, debes seguir estos pasos: busca algunos posibles proveedores de ATS, revisa las opiniones, evalúa las funciones y consulta con tu red. Si bien existen muchas funciones que hacen que valga la pena usar un ATS a largo plazo, asegúrate de que sea fácil de usar para ti y para los candidatos, que vaya más allá del proceso inicial de recepción de solicitudes y te permita mantener el contacto con tu red de talentos, que te proporcione informes y análisis detallados, que ofrezca funciones para equipos y que tenga un excelente nivel de integración con programas y herramientas de reclutamiento.

Otros pasos para elegir el ATS idóneo incluyen el uso de la prueba gratuita, si está disponible. Esta es la oportunidad perfecta para analizar sus particularidades y determinar si es el adecuado para satisfacer tus necesidades de reclutamiento. También puedes descubrir el lado humano de toda esta tecnología si te pones en contacto directamente con el equipo de asistencia del ATS. Por último, pregunta a tus colaboradores actuales si cuentan con un ATS en particular y aprovecha su experiencia en el ámbito.